FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR HOTELERO

A considerar:

• Planear
• Organizar
• Dirigir
• Motivar
• staffing
• Delegacion
• Control

• En los hostales economicos,obtienen sus ingresos en un 100% de las habitaciones.
• Los Hoteles casino obtienen 60% del casino,20% de las habitaciones y 20% de los servicios.
• Los hoteles de servicios completos obtienen un 60% de las habitaciones y el resto en A&B.

1.- DEPARTAMENTO DE AMA DE LLAVES.- Es el departamento con el mayor numero de empleados en el hotel.Se encarga de la limpieza del hotel,habitaciones pasillos,oficinas ,areas comunes,etc.

FUNCIONES:

• Limpieza y mantenimiento.
• Entrenamiento de personal,cada empleado del hotel debe ser entrenadoo para relacionarse con sus compañeros,relacionarse con otros departamentos del hotel y con los clientes.
• Sumninistros y equipos,pedidos,almacenajes,reordenar,control,ama de llaves junto con el contralor puede tener un patron de la vida util de los equipos usados.
• Trabajo de oficina,son todos los reportes que se deben llevar.El mas voluminoso es el de horario para llevar un buen record del pago dada la gran cantidad de empleados.

CANTIDAD DE TRABAJO VS CALIDAD DE TRABAJO

• Si los estandares de desempeño son altos,es decir,exige un alto grado de calidad en el trabajo realizado,entonces la cantidad de trabajo que puede realizar un empleado es muy baja.Si por el contrario,estos estandares son bajos,entonces un mismo empleado podra realizar una gran cantidad de trabajo.

DEPARTAMENTO DE RESERVACIONES

• Es el encargado de captar y manejar las solicitudes de reserva,el mismo opera en estrecha coordinacion con el personal del departamento de recepcion y ama de llaves.
• Este departamento debe determinar la disponibilidad del hotel.Cotizar las tarifas de las habitaciones,tomar y confirmar las reservaciones y documentarlas.
• El departamento esta compuesto por un gerente d reservaciones quien supervisa y dirige el buen desempeño del departamento y los agentes de reservaciones las cuales realizan las funciones de atender las reservaciones que llegen por los diferentes medios de comunicacion,las reservas de grupo,las reservas de agencias de internet,manejar el dinero proveniente de los depositos correspondientes para garantizar las reservas.

• DESCRIPCION DE PUESTOS:

• A) GERENTE DE RESERVACIONES:

Controla y coordina todas la reservaciones.

Mantiene relaciones cordiales con los suplidores.

Asregura que la base de datos del centro de computos sea actualizada.

Asegura que toda solicitud de reserva sea contestada el mismo dia.

Asegura la exactitud en la preparacion de los informes:forecast,ocupacion,etc.dando especial atencion a las tendencias del mercado para prevenir sobreventa y aprovechar la demanda.

• B) AGENTE DE RESERVACIONES:

• Su principal objetivo es vender habitaciones.
• Elabora los reportes del departamento.
• Toma las reservas y las computa.
• Mantiene actualizado el centro de computo para un forecast lo mas rapido posible.
• Apoya al gerente de reservaciones:atencion de suplidores y huespedes.
• Atiende las sugerencias y quejas de huespedes en el hotel en cuanto a la asignacion de habitaciones y reservaciones.

DEPARTAMENTO DE RECEPCION

DESCRIPCION DE PUESTOS.

• A ) GERENTE DE RECEPCION:

• Define funciones de puestos.
• Supervisa el trabajo de sus subalternos.
• Participa en las reuniones diarias con los demas jefes del departamento.
• Interviene en el proceso de reclutamiento del personal.
• Elabora los horarios de trabajo del personal de recepcion.
• Revisa la facturacion de las cuentas de los huespedes.
• Mantiene actualizada la capacitacion de los huespedes.

" PARA SER UN GERENTE DE RECEPCION ES NECESARIO CONTAR CON UNA SERIE DE CUALIDADES IMPORTANTES:

1. CAPACIDAD DE PLANEACION.
2. VISION.
3. BUEN MANEJO DE RECURSOS HUMANOS.
4. LIDERAZGO.
5. OBSERVACION.
6. CAPACIDAD DE RESOLVER IMPREVISTOS.

PERSONALIDAD Y FUNCIONES DEL RECEPCIONISTA HOTELERO

1.- LA PERSONALIDAD DE LA RECEPCION: Vale la pena repetir que el personal que esta en servicio en la recepcion,es uno de los contactos mas importantes entre los clientes y el hotel.

2.- REPORTE DE UN SALDO ALTO :

• Cuando un cliente se registra en el hotel se abre una cuenta del huesped,los cargos diarios por habitacion,impuestos y cargos adicionales,como compras en el Restaurante o en la tienda de regalos,se añaden a la cuenta del cliente a medida que este va incurriendo a ellos.
• Cualquier pago por adelantado o depositos hechos por los huespedes se restan del total de cargos para determinar el saldo.
• Un reporte de saldo alto se utiliza para controlar las cuentas de los huespedes que exceden a la asignacion del credito.Es la cantidad maxima que ha autorizado la compañia de tarjetas de credito,si la asignacion fuera excedida,tendria que obtener la autorizacion de una cantidad adicional,si el huesped pago por adelantado,la asignacion es la cantidad del deposito o por pago adelantado.El limite de la casa es un limitende credito fijo establecido por el hotel.
• El reporte de saldo alto lo prepara la recepcion ,por lo general el Auditor nocturno.

3.- PRONOSTICOS DE HABITACIONES:

• La recepcion es responsable de llevar estadisticas precisas,de las salidas anticipadas o estancias prolongadas,llegadas con anticipacion,cancelaciones,clientes de mostrador.
• Tambien tenemos los no shows(clientes no aparecidos con reservaciones garantizadas).
• Las salidas anticipadas ocurren cuando los huespedes parten antes de la fecha de salida que habian anunciado.
• Las estancias prolongadas ocurren cuando los huespedes permanecen en el hotel despues de la fecha de salida que habian anunciado.
• Las llegadas con anticipacion ocurren cuando los clientes registran su entrada antes de la fecha que habian anunciado.
• Las cancelaciones ocurren cuando los clientes notifican al hotel como habian planeado.
• Los clientes de mostrador o walk-inns,son huespedes que se registran en el hotel sin haber reservado los no-shows(no aparecidos),son clientes que hicieron reservaciones garantizadas,pero no llegaron en la fecha anunciada,ni cancelaron las reservaciones.
• Las estadisticas relativas a estos casos se utilizan para estimar cuantas habitaciones estaran disponibles en una fecha determinada.
• El departamento de reservaciones actualiza los porcentajes constantemente.
• La recepcion crea pronosticos de habitaciones,los gerentes preparan los pronosticos de venta y los presupuestos para su departamento o division,y los remiten a la oficina de negocios para que se combinen,o consoliden en el presupuesto de operacion consolidado

nota: amigos lectores dejar comentarios,sugerir algunos temas de su interes .muchas gracias

agradecerles las visitas en poco tiempo pasamos las 500 visitas ,asi lo indica el contador(blog),gracias a todos.

seguiremos escribiendo temitas simples ,pero importantisimos en el campo de la hoteleria.

consultas y/o sugerencias( ver perfil).

TECNICO EN RECEPCION HOTELERA

1.- EL SERVICIO DE ALOJAMIENTO Y RECEPCION

1.1 : PRINCIPIOS PARA UN SERVICIO DE CALIDAD

• Tenga presente que el servicio de calidad, lo brindan todos los integrantes de la organizacion,por lo mismo,ellos deben ser siempre su primer cliente.
• otorgue abundante reconocimiento a su personal,es una fuente importante de motivacion.
• Genere la formacion de equipos de mejora continua en el servicio,ellos coforman los prcesos evolutorios de la organizacion.
• Enriquezca la habilidad social y educacion de las personas que tienen contacto directo con el cliente y proporcionele facultades y libertad de decisiones para ofrecer un servicio de calidad.
• Desarrolle y viva en la organizacion una cultura de calidad y excelencia en el servicio.
• Sea obsesivo en la busqueda del conocimiento del cliente,le garantiza la oportunidad de accion.
• Diseñe productos y servicios que cubran las necesidades del cliente y que fomenten en el, una necesidad por la satisfaccion que les produce,enriquezca permanentemente sus espectativas.
• Proporcione soporte tecnico en la preventa,venta,y post-venta.Es una garantia para el cliente.
• De continuamente un valor agregado en cada servicio/producto.
• Mantenga la empatia en el trato a los clientes.preguntese ¿le gustaria ser tratado asi ?.
• Permanezca cerca del cliente para responder sus necesidades,prioridades o espectativas.
• Genera sistemas y politicas que garanticen la salud de la organizacion,pero que tambien faciliten al cliente,hacer negocios con la misma.
• Mantenga precios competitivos en el mercado nacional /internacional.

RECUERDE:

"EL EXITO DE SU ORGANIZACION RADICA EN CAUTIVAR Y ENAMORAR,CON EL SERVICIO Y/O PRODUCTO,AL MAYOR NUMERO DE CLIENTES QUE CONVERTIRAN A SU EMPRESA EN INVENCIBLE,DANDOLE PERMANENCIA EN EL MERCADO".

2.- ALOJAMIENTO Y RECEPCION:

• 2.1 EL SERVICIO DE RECEPCION.- La recepcion es el centro nervioso de un hotel,los mienbros del personal de recepcion reciben a los huespedes,llevan su equipaje,los ayudan a registrarse,entregan sus llaves y su correspondencia,responden a la s preguntas sobre las actividades del Hotel y las areas circundantes y finalmente,los despiden.
• De hecho el unico contacto directo que la mayoria sde los huespedes tiene con los empleados del Hotel,ademas de los que se tiene de los Restaurantes con los mienbros del personal de la recepcion.
• En casi todos los Hoteles,los dormitorios son comodos,estan bien equipados y son limpios,por tanto los huespeden deben evaluar un Hotel y sus servicios de cortesia y eficiencia de los empleados,la importancia del personal de la Recepcion en la promocion de la buenas relaciones con los huespedes ,es evidente y no puede exagerarse,refiriendonos al area en mencion muy importante para el exito financiero del Hotel.
• Las funciones de la Recepcion pueden dividirse en cinco areas generales.

1.- RECEPCION.

2.- SERVICIOS DE BOTONES.

3.- CORRESPONDENCIA E INFORMACION.

4.- CONSERJERIA.

5.- CAJEROS Y AUDITORES NOCTURNOS.

Dos importantes departamentos estan representados en esta lista,los empleados de las primeras cuatro areas,estan en el departamento de las habitaciones.

La quinta es el area financiera,donde se acumula y factura los gastos de los huespedes y se llevan a cabo todas las operaciones de la caja,todas estas son funciones del departamento de contabilidad,al igual que los dos cajeros y auditores nocturnos.

"Existe un viejo adajio en el campo hotelero que dice : "el exito depende de dos "c "(cooperacion y la comunicacio )